Dataskyddsbeskrivning (stipendieregister)
Personuppgiftslagen (523/1999) 10 § och 24 §
EU:s dataskyddsförordning 2016/679, fr.o.m. 25.5.2018
1. Den registeranvariges namn samt kontaktuppgifter
Finska Vetenskaps-Societeten r.f.
Norra Magasinsgatan 7 A 6
00130 Helsingfors
Tel. 09-633 005
societas@scientiarum.fi
FO-nummer: 0201172-3
Kontaktperson: Ann-Christin Geust
2. Registrets namn
Finska Vetenskaps-Societetens register för stipendieansökningar och behandling av dessa.
3. Ändamålet med registret och behandlingen av personuppgifter
Personuppgifter behandlas för att möjliggöra Finska Vetenskaps-Societetens verksamhet. Behandlingen av uppgifterna baserar sig på berättigat intresse.
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att möjliggöra mottagandet och behandlingen av stipendieansökningar samt utbetalning och uppföljning av beviljade stipendier.
4. Registrets datainnehåll
I registret sparas elektroniskt följande uppgifter om den sökande (främst uppgifter som den sökande själv fyllt i):
Namn
Kontaktuppgifter (adress, telefon, e-post)
Födelsedatum
Språk
Examen
Befattning
Universitet/Organisation
Sökanden är ledamot av Finska Vetenskaps-Societeten (ja/nej)
Ansvarig ledare för forskningsarbetet
Medarbetare
Titel eller kort beskrivning av forskningen
Ansökan gäller (forskningsunderstöd / reseunderstöd / understöd från Hambergs fond)
Ansökt belopp och specifikation
Sektion eller fond från vilken stipendium anhålls
Platsen där forskningsarbetet skall bedrivas
Datum för forskningsarbetet
Arbetets längd i månader med detta understöd
Forskningsarbetet beräknas vara slutfört
Mottagare av reseunderstöd (personligt till den sökande / till medlem i forskningsgrupp)
Rekommendationer
Av Finska Vetenskaps-Societeten under de tre senaste åren erhållna understöd
Annan för detta ändamål ansökt finansiering
Annan för detta ändamål erhållen finansiering
Ansökningens bilagor som merit- och publikationsförteckning samt forskningsplan
Samtycke till att meddelanden angående behandlingen får ske per e-post
Förutom ovanstående uppgifter eventuella andra uppgifter som som den sökande nämnt i sin ansökan.
Ifall stipendium beviljas sparas även följande uppgifter om stipendiemottagaren i det elektroniska registret:
Personsignum*
Kontonummer
Uppgifter om utbetalning och betalningstransaktioner
Fond från vilken stipendiet beviljas
Tidpunkt för stipendiebeslutet
Uppgifter om annullering av och ändringar i stipendiet
Datum för inlämnande av stipendieredovisning
Stipendiemottagarens redovisning över använt stipendium
*Personsignumet registreras för att trygga stipendiemottagarens och -givaren rättsskydd. Stipendiegivaren har en lagstadgad skyldighet att rapportera till Skatteförvaltningen och Lantbruksföretagarnas pensionsanstalt (i fortsättningen LPA) om beviljade stipendier. I dessa anmälningar krävs personsignum.
5. Regelmässiga källor
Uppgifterna i ansökningen fylls i av personen som ansöker om stipendium. I systemet antecknas dessutom efter diskussion med stipendiemottagare tilläggsinformation t.ex. avbrott, återbetalning, ändringar i forskningsarbetets längd eller andra ändringar.
Det är nödvändigt att registrera personuppgifterna för att ansökan skall kunna mottas och behandlas.
6. Regelmässigt utlämnande av uppgifter
Information om utbetalda stipendier och pris sänds till Skatteförvaltningen elektroniskt. Information om beviljade stipendier sänds elektroniskt till LPA för övervakning av socialförsäkringar (MYEL 141 b §). Överlåtelsen baserar sig på lagstadgad skyldighet.
Information och dokument överlåts till stipendienämndernas sakkunniga, Finska Vetenskaps-Societetens styrelse och anställda. Personuppgifterna kan också ses av IT-stödpersoner. De uppgifter som behövs för utbetalning av stipendier överlåts till en utnämnd person på Nordea Bank Abp. Åtkomsten kräver ett personligt lösenord och alla personer som behandlar uppgifterna har tystnadsplikt. Följande uppgifter om beviljade stipendier och pris publiceras på Finska Vetenskaps-Societetens hemsidor, i årsberättelsen och i årsboken Sphinx:
Namn
Examen
Stipendiets belopp
Ansökningens ämne
Inga uppgifter från föreningens register lämnas ut till stater utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
7. Principerna för skyddet av registret
Användarrätt till registret har endast därtill utsedda personer för att utföra sina arbetsuppgifter. Tillgång till registret kräver användarnamn och lösenord. Finska Vetenskaps-Societetens datanät och maskinvara där registret finns är skyddade med brandmur och andra tekniska åtgärder som tryggar säkerheten. Endast befullmäktigade personer har tillgång till databasen.
Personerna som handhar registret har tystnadsplikt.
De sökandes kontakt till nättjänsten är skyddad med SSL-kryptering.
8. Lagringsperioden
Stipendieansökningarna, beviljningarna och stipendieredovisningarna sparas 15 år i det elektroniska registret, dit endast därtill utsedda personer på Finska Vetenskaps-societetens kansli har tillgång. Efter detta arkiveras materialet i samband med Vetenskaps-Societetens arkiv och förvaras där tillsvidare.
Känsliga personuppgifter som personsignum och kontonummer sparas endast så länge som de är nödvändiga för stipendieprocessen. Uppgifterna avlägsnas senast 13 månader efter att stipendierapporten är godkänd, dock så att de lagstadgade reglerna för lagring av bokföringsmaterial uppfylls.
9. Rättigheter
Personer som finns upptagna i registret har rätt att begära att få granska sina uppgifter. Detta är avgiftsfritt högst en gång om året (12 månader).
Begäran om granskning skall ske skriftligt med ett egenhändigt underskrivet brev eller genom personligt besök hos registerhållaren. Begäran om granskning av uppgifter sänds till Finska Vetenskaps-societeten till den adress som nämns i punkt 1.
10. Korrigering av uppgifter
Personer som finns upptagna i medlemsregistret har rätt att kräva korrigering av felaktiga uppgifter. Begäran om korrigering görs skriftligt och väl identifierat. Begäran sänds till Finska Vetenskaps-societeten till den adress som nämns i punkt 1.
Personer som finns upptagna i registret har rätt att inge klagomål till övervakningsmyndighet om hen anser att behandlingen av personuppgifterna strider mot dataskyddsbeskrivningen.